XÂY DỰNG KẾ HOẠCH DỰ PHÒNG TÀI CHÍNH TRONG DOANH NGHIỆP

17/12/2021
60
Kế hoạch Dự phòng Tài chính là gì?
     Trong những ngày cuối năm này, các doanh nghiệp thường lập kế hoạch hành động và kế hoạch tài chính của năm tới. Nhưng ít đơn vị xây dựng kế hoạch dự phòng tài chính. Dịch bệnh Covid trong 3 năm qua là một minh chứng mà rất nhiều doanh nghiệp phải suy nghĩ về việc cần phải có một kế hoạch tài chính dự phòng.
     Một số các rủi ro tài chính thường gặp: rủi ro pháp lý, rủi ro tín dụng, rủi ro thanh khoản, rủi ro nợ xấu, rủi ro mua hàng, rủi ro thất thoát, rủi ro đầu tư và quản lý đầu tư, rủi ro hợp đồng, rủi ro giao dịch, rủi ro lãi suất, rủi ro tỷ giá, rủi ro kiểm toán, rủi ro giá cổ phiếu, rủi ro hoạch định tài chính, rủi ro báo cáo quản trị, rủi ro chiến lược,..
      Lập kế hoạch dự phòng là cách chúng ta đặt ra trước một số phương án phản ứng nhanh chóng với những tình huống không mong muốn có thể xảy ra với doanh nghiệp. Khi khủng hoảng xảy ra, công ty sử dụng phương án dự phòng như một vở kịch sẵn có. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động và không bị bất ngờ với các tình huống xấu.
      Lập kế hoạch dự phòng tài chính là một khía cạnh của kế hoạch dự phòng, nó tập trung vào các nguồn lực tài chính cần thiết để giữ cho công ty có khả năng thanh toán và có thể hoạt động khi khủng hoảng xảy ra.
     Chúng ta có thể tự xây dựng kế hoạch dự phòng tài chính hoặc cũng có thể thuê tư vấn thực hiện việc này. Nhưng dù thế nào đi chăng nữa thì kế hoạch dự phòng tài chính phải hiểu là là kế hoạch hành động, không chỉ đơn giản là một khoản tiền dự phòng.

Tại sao các kế hoạch dự phòng tài chính lại quan trọng?
Nó có lợi ích về mặt tinh thần. Điều này giống như chúng ta có bảo hiểm y tế, bảo hiểm hưu trí, .. Lập kế hoạch trước giúp ta giảm căng thẳng và hoảng sợ trong một cuộc khủng hoảng thực sự. Với một kế hoạch rõ ràng, chúng ta có thể nhanh chóng chuyển trọng tâm hành động sang bối cảnh khác đầy thách thức nhưng rất chủ động
Nó mang lại lợi ích về danh tiếng. Phản ứng nhanh trong khủng hoảng phản ánh tốt về hệ thống quản trị của doanh nghiệp, về năng lực lãnh đạo và về năng lực chuyển đổi của nhân viên. Ngay cả khi doanh nghiệp không bao giờ phải thực hiện Kế hoạch B, nhưng việc có một kế hoạch tài chính dự phòng được xây dựng kỹ lưỡng có thể khiến khách hàng và các bên liên quan khác cảm thấy yện tâm hơn khi làm việc với Doanh nghiệp
Lợi ích gia tăng trong tình huống tốt. Kế hoạch dự phòng tài chính không chỉ dành cho những trường hợp xấu, nó còn dự phòng cả tình huống tốt. Ví dụ như đơn hàng gia tăng, giá nguyên liệu đầu vào tăng/giảm,…
Có thêm các tình huống hành động tiềm năng khác trong quá trình tư duy về các tình huống cần phải dự phòng. Rất nhiều sáng kiến kinh doanh đã bắt nguồn từ đây

Hai mục tiêu quan trọng khi lập kế hoạch tài chính dự phòng:
1. Một là giải quyết các phản ứng tức thời cho cuộc khủng hoảng
2. Hai là bình thường hóa hoạt động sau khi khủng hoảng, hoặc các lĩnh vực kinh doanh chưa bị ảnh hưởng bởi khủng hoảng.
Ví dụ: doanh nghiệp A bị thiếu tiền trong ngắn hạn vì một số khách hàng trả chậm do khó khăn trong covid. Doanh nghiệp xử lý vay tiền bank là cách làm xử lý tức thời nhưng bước sau đó là rà soát chính sách bán hàng và công nợ

Một vài phương án thường thấy trong kế hoạch dự phòng tài chính
Kế hoạch dự phòng tài chính sẽ khác nhau tùy theo quy mô và loại hình kinh doanh của doanh nghiệp. Nó sẽ gồm các phương án để sắp xếp các nguồn lực, cắt giảm chi phí, các đòn bẩy tài chính,.. Sau đây là một vài ví dụ về các phương án này:
  • Tiền mặt là vua trong các tình huống khủng hoảng. Ai cũng hiểu điều đó nhưng không phải ai cũng nghiêm túc thực hiện được việc giữ đủ tiền mặt hoặc các tài sản có tính thanh khoản cao để trang trải chi phí hoạt động trong một thời gian dự tính.
  • Thu xếp trước khả năng tiếp cận tín dụng ngắn hạn với ngân hàng để trang trải sự thiếu hụt về doanh thu. Mở rộng khoản vay hiện có cũng là 1 phương án.
  • Xây dựng trước các phương án cắt giảm chi phí, cắt giảm hoạt động mà doanh nghiệp có thể thực hiện trong tình huống đặc biệtThiết lập các giải pháp giúp khách hàng thanh toán nhanh hơn, chẳng hạn như thương lượng lại tiến độ thanh toán và thu tiền trên các khoản quá hạn.
  • Xây dựng các giải pháp chính sách lương thưởng, thậm chí có thể thu xếp lại sơ đồ nhân sự trong tình huống cấp bách.
  • Các phương án đảm bảo hoạt động chính để duy trì “hoạt động kinh doanh như bình thường” trong bất cứ khi nào có thể.

Hãy tham khảo các bước để lập kế hoạch dự phòng tài chính như sau:

Bước 1: Xác định rủi ro: Xây dựng danh sách các tình huống có thể khiến doanh nghiệp đi chệch hướng. Khả năng xảy ra chúng như thế nào và mức độ ảnh hưởng của chúng sẽ nghiêm trọng như thế nào?
Bước 2: Phân tích nguyên nhân: Hiểu và ghi lại lý do tại sao mỗi tình huống này có thể xuất hiện.
Bước 3: Lập và theo dõi các chỉ số: Dựa trên phân tích bên trên, hãy liệt kê các dấu hiệu rắc rối có thể xảy ra, đưa ra các cách theo dõi các dấu hiệu này để luôn đón đầu tình huống.Đường xu hướng và Biểu đồ tác động rủi ro giúp chúng ta sắp xếp các rủi ro dựa trên tác động và xác suất xuất hiện của chúng, giúp doanh nghiệp phản ứng kịp thời
Bước 4: Xây dựng kịch bản ứng phó với từng tình huống cụ thể như các bước cần thực hiện, cách thức, ai và trong khung thời gian nào khi tình trạng khẩn cấp được kích hoạt. Kịch bản này nên bao gồm bản đồ tư duy và sơ đồ quyết định
Bước 5: Luôn có một bản kế hoạch hành động và kế hoạch tài chính một cách chi tiết bao gồm chi phí, dòng tiền, … khi xây dựng kịch bản chính thì chúng ta dễ dàng phát hiện ra những kịch bản phụu, đó chính là các tác động tiềm tàng.
Bước 6: Rà soát khả năng tài chính của DN bằng cách tự đặt các câu hỏi sau: DN có bao nhiêu tiền mặt dự trữ? Những tài sản nào là không thể thiếu và cần được bảo vệ? DN sẽ cân nhắc thanh lý hay bán tài sản nào? DN có thể cắt giảm chi tiêu ở đâu mà không gặp rủi ro về lợi nhuận? có thể vay nhanh bao nhiêu? có bảo hiểm gián đoạn kinh doanh không?
Bước 7: Lập kế hoạch tái phân bổ, cắt giảm hoặc sử dụng đòn bẩy tài chính với mỗi tình huống có thể xảy ra.

Các hoạt động không thể thiếu sau khi có kế hoạch tài chính dự phòng
  • Đo lường bộ chỉ số cảnh báo rủi ro tài chính
  • Truyền thông: Cần được truyền thông với các bộ phận cần thiết, hãy tưởng tượng như cách mà chúng ta hay diễn tập phòng cháy chữa cháy
  • Học hỏi kinh nghiệm: kế hoạch kinh doanh dù có tốt đến đâu, chúng ta cũng nên học hỏi kinh nghiệm dự phòng của các đơn vị khác.
  • Rút kinh nghiệm: Đánh giá hoạt động phòng tránh rủi ro và rút ra những kinh nghiệm riêng của doanh nghiệp
Để tìm hiểu nội dung và cách thực hiện cụ thể, hãy theo dõi và tham gia các khoá huấn luyện của #DDP_Finance_Coaching
Jolie Hướng Dương
Doanh nhân – Nhà huấn luyện

Copyright © 2020 DDP Finance Coaching. All Rights Reserved.

Call Now